PILAREMPAT.COM, MEDAN | Sekda Kota Medan, Ir Wiriya Alrahman MM
menghadiri acara Pemusnahan Arsip Bagian Umum Sekretariat Kota Medan Tahun 2019
di Balai Kota Medan, Selasa (19/11/2019). Pemusnahan dilakukan untuk mengurangi
jumlah arsip in-aktif Bagian Umun Setdako Medan sejak tahun 1971 sampai arsip
tahun 1987
Pemusnahan arsip
dilakukan dengan menggunakan mesin penghancur kertas. Secara simbolis, Sekda
memasukkan berkas arsip in-aktif ke dalam mesin penghancur kertas disaksikan
Kadis Perpustakaan dan Kearsiapan Maya Fitriani serta perwakilan dari bagian
Inspektorat Setdako Medan.
Dalam hitungan detik, berkas in-aktif yang dimasukkan Sekda telah hancur.
Kemudian Sekda membuka tutup mesin penghancur kertas dan memperlihatkan
berkas in-aktif yang dimasukkan tadi sudah hancur. Setelah itu akan dilanjutkan
dengan penghancuran secara keseluruhan berkas in aktif tahun 1971 sampai tahun
1987.
Dalam arahannya Sekda mengatakan permasalahan yang sering dihadapi
pengelola arsip adalah terjadinya penumpukan arsip dari waktu ke waktu. Hal ini
tentu tidak terlepas dari sifat arsip yang menumpuk secara alami.
"Pemusnahan menjadi salah satu cara penyusutan arsip yang dilakukan secara
sistematis dan terarah dengan berpedoman pada ketentuan dan peraturan yang
berlaku," kata Sekda.
Disamping itu, Sekda mengungkapkan pemusnahan ini menjadi kegiatan yang
dilakukan secara berkala untuk mengurangi terjadinya penumpukan arsip sehingga
arsip yang masih aktif dapat terpelihara dan dapat tertata dengan baik
sekaligus mengefisiensi biaya pemeliharaan, perawatan serta penyimpanannya.
Selanjutnya, kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kota Medan,
Sekda menginstruksikan agar dapat menghimbau organisasi perangkat daerah (OPD)
di lingkungan Pemko Medan agar melakukan hal yang sama demi tertibnya
administrasi kearsipan.
"Tentunya dalam rencana pemusnahan harus diikuti
dengan ketentuan yang berlaku. Terlebih untuk arsip yang bernilai guna agar
dijaga, disimpan dan dikelola dengan baik," ujarnya.
Di sela-sela arahannya, Sekda mengajak semua OPD khususnya DPK agar dapat
membangun sistem berbasis IT atau digital dalam menyimpan arsip. Hal ini,
bilangnya agar setiap arsip dapat dengan mudah ditemukan dan tersimpan secara
aman dalam sebuah aplikasi yang tersedia. Dengan demikian, nantinya jika
diperlukan arsip tetap dapat dicari dan ditemukan meski yang dicari arsip di
tahun-tahun lama.
"Sekarang ini kita sudah berada di era digital 4.0. Artinya segala
sesuatu sudah berbasis digital. Maka alangkah baiknya jika dapat dibangun
sistem penyimpanan arsip secara digital agar dapat membantu memudahkan
pekerjaan kita. Sebab, meskipun pemusnahan berkas tetap dilakukan, namun soft
copy tetap kita miliki dan dapat dilihat hanya dengan memasukan key word (kata
kunci) arsip yang kita butuhkan," paparnya, seraya menunjukkan aplikasi
penyimpanan arsip di handphone pintarnya.
Sekda kemudian mencontohkan negara Belanda masih menyimpan arsip-arsip
bahkan yang telah berusia ratusan tahun dalam sistem penyimpanan digital. Sekda
berharap, hal serupa dapat diterapkan agar penyimpanan arsip Kota Medan dapat
diatur dan ditata dengan sebaik mungkin. "Kalau semua sudah berbasis
digital, tentu akan lebih mudah bagi kita mencari arsip yang kita butuhkan.
Tidak ada salahnya kita mencoba, karena kehadiran tekhnologi juga membantu
meringankan pekerjaan kita. Semoga dapat menginspirasi kita semua,"
ungkapnya.
Sebelum dilakukan pemusnahan, terlebih dahulu dilakukan penandatanganan
berita acara pemusnahan mulai dari perwakilan bagian Inspektorat. Kemudian
dilanjutkan dengan Kadis Perpustakaan dan Kearsiapan dan diakhiri oleh Sekda.
Usai penandatangan, Sekda selanjutnya memusnahkan secara simbolis arsip
in-aktif ke dalam mesin penghancur kertas. (P.4/rel/sya).
